Informations
Depuis septembre 2021, le Centre national des archives de l'Eglise de France (CNAEF) diffuse dix inventaires sur le portail national des archives FranceArchives. C'est une vitrine nationale et même internationale pour le service puisque les inventaires sont repris par le portail européen des archives. Il est géré par le Service interministériel des archives de France (SIAF).
Qui peut diffuser ses inventaires sur le portail ?
Toute institution conservant des archives faisant l'objet d'inventaires.
Quels inventaires peuvent être diffusés ? Sous quels formats ?
C'est là que le portail est intéressant, car il prend tout type d'inventaire à partir du moment où il est informatisé. En d'autres termes, seuls les scans d'inventaires papier ne sont pas acceptés. Vous pouvez donc envoyer des inventaires sous les formats Word, Excel et PDF. Ceci étant dit, les inventaires codés en format XML seront plus facilement moissonnés par les moteurs de recherche. L'XML est un format d'encodage des inventaires répondant à la norme ISAD (G) spécifique à la diffusion sur internet. Les inventaires sont généralement automatiquement exportés en XML par les progiciels d'archives.
Concrètement, comment faire la démarche ?
C'est très simple. Il y a plusieurs étapes à suivre :
- Contacter le Service interministériel des archives de France (SIAF) à l'adresse suivante : francearchives.siaf@culture.gouv.fr.
- Le SIAF vous transmet une convention de partenariat pour la diffusion des inventaires aux niveaux national et européen. Il faut signer cette convention avant d'entamer les étapes suivantes.
- Une fois la convention signée, les inventaires sélectionnés par le service d'archives sont envoyés par mail au SIAF afin qu'il les mette en ligne. A ce moment, plusieurs échanges peuvent avoir lieu pour vérifier la compatibilité des inventaires.
- Les inventaires sont testés par le SIAF sur le portail dans un module hors ligne.
- Si tout fonctionne correctement, alors les inventaires sont officiellement intégrés au portail et consultables par tous.
Quelles suites sont données à cette mise en ligne ?
Ensuite, le service d'archives qui a mis ses inventaires en ligne peut les corriger et les renvoyer au SIAF quand il le souhaite. De même, à tout moment un inventaire peut être ajouté sur le portail.
Vous pouvez également demander au SIAF les statistiques de consultation de vos inventaires. N'hésitez pas ensuite à demander aux chercheurs comment ils ont connu votre service d'archives, ils vous répondront peut-être que ce fut via le portail !
La recommandation du CNAEF
Nous n'avons mis en ligne que les inventaires classés car nous en maitrisons de fait le contenu. Etant donné que ces inventaires sont visibles par le monde entier, je recommande de ne diffuser que les inventaires dont les archives sont entièrement communicables. Cela évitera les demandes de consultation d'archives non communicables.
Ensuite, le service d'archives qui a mis ses inventaires en ligne peut les corriger et les renvoyer au SIAF quand il le souhaite. De même, à tout moment un inventaire peut être ajouté sur le portail.
Vous pouvez également demander au SIAF les statistiques de consultation de vos inventaires. N'hésitez pas ensuite à demander aux chercheurs comment ils ont connu votre service d'archives, ils vous répondront peut-être que ce fut via le portail !
La recommandation du CNAEF
Nous n'avons mis en ligne que les inventaires classés car nous en maitrisons de fait le contenu. Etant donné que ces inventaires sont visibles par le monde entier, je recommande de ne diffuser que les inventaires dont les archives sont entièrement communicables. Cela évitera les demandes de consultation d'archives non communicables.
Valentin Favrie
Responsable du CNAEF