Des rencontres provinciales d'archivistes sont organisées depuis de nombreuses années. Très régulières dans certaines régions, elles étaient inexistantes dans d'autres et beaucoup d'archivistes restaient isolés, sans aucun contact avec d'autres collègues, pourtant proches sur le plan géographique. Pour corriger ce déséquilibre et mieux connaître les besoins des archivistes, le conseil d'administration de l'AAEF a décidé de nommer offciellement deux référents par province ecclésiastique.
Le cadre choisi reprend le découpage des 15 provinces eccésiastiques défini par la Conférence des Evêques de France lors de la réforme territoriale de 2002. Une seule modification notable a été apportée en créant, dans le Nord de la France, une entité "Metz, Strasbourg et Nancy-Toul" pour des raisons de commodité.
Ce binôme de référents provinciaux, consituté dans la majorité des cas d'un archiviste religieux (congrégation, monastère, institut) et d'un archiviste diocésain, pour que les questions d'archivage abordées n'ignorent aucune problématique particulière, a pour mission d'organiser une journée de travail et d'échanges par an, avec les archivistes responsables d'un fonds d'archives ecclésiastiques dans la province. Ces rencontres provinciales ont notamment pour objet une meilleure connaissance mutuelle destinée à favoriser entraide et collaboration. Ainsi, ces rencontres permettront, à terme, de créer des liens humains et professionnels pour un meilleur travail dans chacun de nos fonds.
M. Martin Dejonge, archiviste de la Congrégation du Saint-Esprit, a été chargé par le conseil d'administration d'assurer le suivi de ces rencontres provinciales.
Les référents provinciaux
Province de Besançon (sauf le diocèse de Nancy-Toul, rattaché à Metz et Strasbourg)
- Mme Marylise Barbier-Forster, archiviste du diocèse de Besançon
Province de Bordeaux
- Mme Marie-Noëlle La Marle, archiviste de la Compagnie de Marie Notre-Dame
- M. l'Abbé Philippe Beitia, archiviste du diocèse de Bayonne-Lescar-Oloron
Province de Clermont
- Mme Pascale Moulier, archiviste du diocèse de Saint-Flour
- Sr Nadia Boudon-Lashermes, archiviste-adjoint de l’Institut des Sœurs de Saint Joseph
Province de Dijon
- Mme Marie-Lou Garciau, archiviste du diocèse d'Autun
Provinces de Lille et Reims
- M. Aurélien André, archiviste du diocèse d’Amiens
- M. Frédéric Vienne, archiviste du diocèse de Lille
Province de Lyon
- Mme Frédérique Corporon, archiviste du diocèse de Grenoble-Vienne
- Mme Mélanie Maréchal, archiviste du diocèse d'Annecy
Province de Marseille
- Monsieur l'Abbé Stéphane Morin, archiviste du diocèse de Fréjus-Toulon
- Sr Gwendoline-Marie, archiviste du monastère de la Visitation
Province de Metz, Strasbourg, Nancy et Toul
Province de Toulouse
- Mme Pascale Leroy-Castillo, archiviste du diocèse de Tarbes et Lourdes
- M. Henri Lample, archiviste de Notre-Dame de Compassion
Province de Montpellier
Province de Paris
- Mme Marie-Alpais Dumoulin, directrice de l'Irfa (Missions étrangères de Paris)
- M. Martin Dejonge, archiviste de la Congrégation du Saint-Esprit
Province de Poitiers
Province de Rennes
- Mme Kristell Loussouarn, archiviste du diocèse de Quimper et Léon
- Mme Sibylle Gardelle, archiviste des Sœurs de Notre-Dame de charité du Bon Pasteur
Province de Rouen
- Mme Catherine Barbé, archiviste du diocèse de Rouen
- Mme Camille Burette, archiviste du carmel de Lisieux
Province de Tours
- Mme Victoire Maignan-Watson, archiviste des Ursulines de l'Union Romaine
- Mme Julie Huertas, archiviste de la communauté de l'Emmanuel